TIWO, spol. s r.o. - komerční spisovna, archivace dokumentů, správa dokumentů, Slušovice, Zlín

Služby

Jsme připraveni poskytovat kvalitní a komplexní služby všem, kdo mají podle platných zákonů povinnost pečovat po předepsanou dobu o určené písemnosti a ty pak na konci skartační lhůty (1 až 45 roků) likvidovat odpovídajícím způsobem. Za vedení spisové agendy je odpovědný statutární orgán společnosti, tj. představenstvo a.s., jednatel, likvidátor, správce konkursní podstaty případně přímo vlastník a odpovídá za způsobenou škodu vzniklou porušením této povinnosti vůči vlastnímu podniku, případně dalším oprávněným osobám.

Máte dvě možnosti:

1. Zajistíte si tyto zákonem dané povinnosti sami ve vlastních prostorách, s vlastním vybavením a kvalifikovaným personálem.
2. Přenecháte tuto starost specializované profesionální firmě – Komerční spisovně

Druhá možnost, kterou Vám nabízíme, je pro Vás rozhodně elegantnější, pohodlnější a také levnější. Jsme připraveni převzít odpovědnost za Vaši podnikovou spisovnu a nabídnout Vám komplexní řešení této problematiky na profesionální úrovni.

Součástí naší nabídky jsou tyto operace a úkony:

• Uspořádání spisovny ve vašich prostorách, celoroční dohled, udržování spisovny v řádném stavu
• Převzetí spisů u původce
• Vypracování předávacího protokolu
• Zatřídění spisů dle vlastního skartačního plánu nebo dle skartačního rejstříku
• Označení spisů názvem firmy, identifikačním číslem, skartačním znakem a skartační lhůtou, rokem vzniku, rokem skartace a obsahem písemnosti
• Zaevidování všech těchto identifikačních znaků v počítačovém archivním systému
• Každoroční příprava návrhu na skartaci spisů s prošlou skartační lhůtou
• Provedení skartačního řízení u dozorujícího místně příslušného Státního okresního archivu
• Provedení skartace, tj. fyzické likvidace spisů s prošlou skartační lhůtou
• Vypracování návrhu na převzetí archiválií Státním okresním archivem a jejich fyzické předání
• Přípravu spisů k transportu, jejich nakládku, dopravu a manipulaci ve spisovně
• Uspořádání spisovny ve Vašich prostorách, celoroční dohled a udržování spisovny v řádném stavu
• Vyhledávání spisů po celou dobu jejich uložení ve spisovně, jejich transport k ukladateli a zpět
• Kopírování dokladů pro oprávněné osoby (mzdové listy pro bývalé zaměstnance)
• Dodávka archivních krabic, boxů a sponek

Skenování a archivace dokumentů do elektronické podoby:

Z novely zákona o účetnictví mimo jiné vyplývá:

• podpora elektronické podoby archivace dat
• povinnost uchovávat účetní záznamy vyplývající z § 31 a s tím související významné sankce dle § 37)

Spolu se stále zvyšujícími náklady na standardní formy archivace se jedná o základní aspekty pro moderní a cenově výhodnější metody uchování dat v elektronické podobě. Jedná se zejména o tyto práce:

• roztřídění dokumentů
• vytvoření struktury ukládaných souborů pro snadné vyhledávání
• samotné SKENOVÁNÍ dokumentů do formátu PDF, BMP, JPEG, TIP, ...
• skenování do formátu OCR
• indexace dokumentů - až 9 znaků podle kterých je možno dokumenty řadit a vyhledávat
• vypálení písemností na CD (včetně zálohy)
• případná skartace

Dokumenty, které skenujeme pro naše klienty nejčastěji:

• prvotní a účetní doklady
• podpůrné výkazy pro účetní závěrky (hlavní kniha, účetní deník, saldokonta jednotlivých účtů, ...)
• obchodní a pracovní smlouvy
• dodací a záruční listy
• servisní, inventurní a jiné protokoly
• korespondence
• tiskové články
• ostatní důležité dokumenty

Cena se pohybuje v závislosti na množství, formátu a kvalitě písemností určených ke skenování.

Veškeré služby poskytujeme jako náhradní plnění dle zákona 435/2004 Sb. O zaměstnanosti.

Archiv, spisovna, skartační lhůty, dokumenty, archivovat, doklad, dokument, doklady, archivace, skart, skenování dokumentů, skartační zařízení, archiv Zlín, likvidace dokladů, skenování dokumentů, skartace, likvidace společnosti, skartace dokumentů, archivace dokumentů, komerční spisovna, skartace účetních dokladů, likvidace dokumentů, archiv dokumentů, digitalizace dokumentů, archivace firemních dokladů, uložení písemností, skartace dokladů, archiv dat ze zákona, archiv Slušovice, archiv ve Zlíně, archivace Slušovice, zatřídění archivovaných spisů, elektronická data, digitalizace spisů, elektronická archivace dat, skenování dat, digitalizace spisů, skartace účetních dokladů ...